20 000 ärenden på bordet
 |
Med fem miljoner inkomna ärenden varje år krävs en effektiv ärendehantering. Med hjälp av ett skanningssystem kan Transportstyrelsen börja handlägga samtliga ärenden på ankomstdagen. |
| |
| Inblick nr 3 2010 Text: Malin Larshammar |
Ställa av bilen, förnya körkortet eller registrera ett ägarbyte – de flesta av oss har kontakt med trafikregistret på Transportstyrelsen utan att tänka på det.
Transportstyrelsen startade sin verksamhet 2009 då ett antal olika myndigheter slogs samman. Här hanteras idag frågor gällande järnväg, luftfart, sjöfart och vägtrafik. Trafikregistret är den del av myndigheten som hanterar vägtrafikregistret och det är här de flesta ifyllda blanketter gällande våra bilar och körkort hanteras.
– Vi får in nästan fem miljoner handlingar om året, säger Thomas Eriksson, enhetschef för produktion.
För att hantera handlingarna smidigt har ett bildfångssystem införts. Systemet innebär att alla inkommande dokument skannas och tolkas i speciella skannrar. Bildfångssystemet implementerades redan 1991 och har sedan byggts på och utvecklats allt eftersom behov har tillkommit. Idag förvaltas och driftas systemet av Logica.
– Vi bestämde oss för att ta hjälp av en extern part som kunde förvalta systemet för att istället fokusera på det vi är bäst på.
För att underlätta hanteringen av de inkomna ärendena börjar själva processen redan innan dokumentet hamnar hos skanningsverksamheten. När breven anländer från posten förprepareras och sorteras de så att alla dokument ska bli enkla att skanna.
– När vi sedan får in handlingarna matas de in i någon av våra fem skanners. Några av skannrarna gör digitala kopior som vi sedan hanterar manuellt, medan andra tolkar och ”läser” handlingarna så att informationen per automatik matas in i ett ärandehanteringssystem och vidarebefordras till rätt handläggare. Om allt gått bra att tolka slutförs ärendet automatiskt och ett beslut tas direkt av systemet.
Eftersom de inkomna handlingarna är ifyllda för hand så händer det då och då att skannern inte kan tolka vad det står. Då skickas dessa till manuell hantering istället.
– Det är inte alla som fyller i ansökningarna så noga som vi önskar, säger Thomas Eriksson.
Transportstyrelsen sitter idag på 15 orter i landet och handläggning av de olika ärendena hanteras på nio olika platser. Men då alla handläggare idag har tillgång till ärendehanteringssystem går informationsflödet mellan orterna mycket smidigt.
– Efter det att dokumenten är skannade går ju mycket per automatik. Ärendet hamnar direkt hos rätt handläggare oavsett var i landet denne sitter. Alla dokument lagras också i ett elektroniskt arkiv som alla handläggare sedan har tillgång till, säger Thomas Eriksson.
Han berättar att det kommer in mellan 15 000 och 20 000 handlingar varje dag. Målet är att hantera alla dokument samma dag som de anländer.
– Det är omkring 20 till 25 personer som arbetar med flödet varje dag och vi brukar leva upp till vårt nollmål.
