Strömstad sparar tid tack vare e-handel
|
Effektivare arbetsflöden och bättre uppföljningsmöjligheter.
I höstas införde Strömstad kommun e-handelsmodulen i affärssystemet Raindance.
|
Inblick nr 1 2010 Text: Johan Wickström Foto: Marco Iaconelli
|
När Yvonne Carlsson beställer sjukvårdsmaterial till Strömstad kommun är ordern attesterad redan innan den går iväg.
– Tidigare var min chef tvungen att attestera fakturan i efterhand. Nu går allt automatiskt eftersom beställningen attesterats innan den går iväg till leverantören. En annan stor fördel är att jag lättare kan hitta vilka varor och leverantörer som vi har avtal med, säger hon.
Det var i oktober 2009 som den nya e-handelsmodulen i Raindance kom i skarp drift i den pittoreska västkustkommunen Strömstad.
Efter några månaders drift börjar kommunen skönja resultat.
– Vi sparar mycket tid, men vi har inte gjort någon fullständig nyttoanalys än, säger Lenita Tengström, systemansvarig för Raindance –
som kommunen använt ända sedan mitten av 1990-talet.
Vägen till e-handel har gått via elektronisk fakturahantering, som Strömstad började med redan 2001.
– Vi scannade in fakturorna och skickade ut dem digitalt. På så sätt kunde vi alltid se var fakturan är i systemet. Det var en stor förbättring. Och än större blev effektivitetsvinsten när vi lade ut scanningen på Logica 2008. Men elektronisk fakturahantering är inte
samma sak som e-handel, som inbegriper hela kedjan från beställning till leverans och fakturering.
Strömstad började, tillsammans med fem andra kommuner, en större upphandling redan 2005 som inkluderade e-handel, men projektet blev kraftigt försenat.
– Istället valde vi att utöka Raindance med e-handelsmodulen. Det var en naturlig fortsättning på den elektroniska fakturahanteringen.
Att ha hela inköps- och fakturahanteringsprocessen i samma system är ju en stor fördel, säger Lenita Tengström.
E-handelsprojektet, som inleddes hösten 2008, delades in i tre delar som successivt implementerats:
- Periodiska fakturor – återkommande, regelbundna fakturor från stora leverantörer, till exempelför el, tele och bensin. Attestering skermed automatik om fakturabeloppet ligger inom fördefinierade gränser.
- E-handel – till exempel inköp av livsmedel, kontorsmaterial och förbandsmaterial, ofta storavolymer. Beställningarna görs elektroniskt och faktureras digitalt.
- Elektroniska orderlösa fakturor – till exempel Svefakturor, den grundläggande e-fakturan som passar för små företag med färre leveranser.
– Generellt sett har leverantörerna varit positiva
till förändringen. Det är ju alltid bra att börja med
de stora leverantörerna. Med OKQ8, till exempel,
fungerade allt klockrent på en gång, säger Staffan
Buhre, ansvarig för upphandlingar på Strömstad
kommun.
Ibland har det varit lite problem för leverantörerna
att få till alla fakturadetaljer. Då har Logicas
kontaktperson rett ut det direkt med företagen.
Det kanske bara handlar om nån liten justering
som man ska fylla i och då är det bättre att de talar
med varandra.
Strömstad kommun tar årligen emot 25 000–
26 000 fakturor, så det går förstås att spara mycket
tid genom att digitalisera processerna.
– Men det handlar inte bara om det. Vi kan
också mäta avtalstroheten på ett annat sätt och
ibland
får vi bättre pris genom e-handel. Dessutom
blir det lättare att göra inköpsstatistik, konstaterar
Lenita Tengström.
– Och så blir det mer tid över för medarbetarna
att sköta kärnverksamheten, fyller Staffan Buhre i.
Hur ser utvecklingsplanerna ut framöver?
– Vi ska fortsätta att bearbeta leverantörerna så
att vi får in fler leverantörer i e-handelssystemet.
På sikt planerar vi även att kunna skicka egna
e-fakturor, till exempel för barnomsorg, säger
Lenita Tengström.
