Bakom kulisserna på Skansen
 |
Bakom de folkkära kulisserna är Skansen som vilken organisation som helst. Även här hanteras fakturor och kostnadsplaner – med hjälp av Raindance. |
Text: Malin Larshammar
|
Inblick nr 1 2011
|
Skansen, Sveriges friluftsmuseum nummer ett. Inom Skansens administrativa avdelning löper arbetet på oavsett årstid.
Avdelningen sitter i den anrika ”röda längan” som uppfördes redan 1814 som bostad åt tjänstefolk och trädgårdsarbetare. På den tiden var byggnaden en enkel bostad med vindskontor på övervåningen, men under årens lopp har den successivt förlängts och är numera 48 meter lång och ombyggd till ett modernt kontor.
– Det är en väldigt häftig och vacker miljö. Men vi är en organisation som alla andra och allt det gamla måste kompletteras med modern teknik, säger Anna Eng, ekonom på Skansens administrativa avdelning.
För att förenkla den administrativa verksamheten har Skansen använt sig av Logicas system Raindance sedan 1992. Systemet har byggts på med nya moduler i takt med att verksamhetens behov har utökats. Idag används processtöd för leverantörsfakturor, kundfakturor samt analys och uppföljning.
– Från början var vi cirka 10 användare men sedan vi installerade leverantörsfakturaportalen, 2008, är vi runt 80 användare, säger Anna Eng.
Skansen hanterar drygt 11 000 leverantörsfakturor varje år och innan portalen installerades sköttes all fakturahantering manuellt – en process som både var tidskrävande och omständlig.
– Idag har processen effektiviserats avsevärt. Skansen är en stiftelse som har en lite annorlunda momssituation än vanliga företag, men med hjälp av Raindance är det nu mycket enkelt att se om något blir fel och då rätta till det.
Anna Eng menar att övergången från manuell fakturahantering till digital gick mycket smidigt. Internutbildningar anordnades och de nya användarna fick systematiskt lära sig hur Raindance är uppbyggt och fungerar.
– Under det första halvåret behövde självklart användarna lite extra hjälp. Men vi på ekonomifunktionen agerade support och svarade mer än gärna på de frågor som uppstod. I oktober 2010 implementerades även Raindance uppföljning, som omkring 35 användare i dag har tillgång till och nu enkelt kan följa upp projekt med.
– Det har verkligen fungerat galant. En användare kom till mig och sa: ”Ni har tagit bort 50 procent av mina administrativa arbetsuppgifter”. Det är ju fantastiskt och precis det vi hoppades på. Ett system ska ju inte öka arbetsbördan utan underlätta för medarbetarna. Nu kan de istället lägga den tiden på andra saker som är viktiga för verksamheten, säger Anna Eng.
Samarbetet med Logica har också fungerat mycket smidigt. Anna Eng är speciellt nöjd med konsulternas insats då de har kunnat se systemet ur användarnas perspektiv.
– Sedan kanske vi har haft lite extra flyt eftersom personkemin mellan oss fungerat väldigt bra. Hon framhåller att en av fördelarna med Raindance är att alla de olika modulerna är samlade i ett system.
– Vi har tillräckligt med system som det är och det är skönt att inte behöva lära sig ett nytt varje gång en ny modul byggs på.
Att användarna på Skansen är nöjda med Raindance råder det inget tvivel om. Skansen är kanske som många andra organisationer i mångt och mycket, med det går ändå inte att komma ifrån den lilla detaljen att de antagligen är den enda verksamheten som har djur registrerade i anläggningsregistret i Raindance.
– Fast det gäller bara de djur vars värde överstiger ett visst belopp, avslutar Anna Eng.
