Lönespecialister ökar kvaliteten i Värmdö
 |
Från traditionella löneadministratörer till lönespecialister i en modern helpdesk. Värmdö kommuns löneavdelning har infört ett helt nytt arbetssätt – och belönades med stora lönepriset 2009. |
| |
| Inblick nr 3 2011 Text: Sofia Eriksson Foto: Jennifer Nemie |
Det har varit en intensiv och lärorik tid, konstaterar Lotta Storäng, Pa-strateg samt lönechef inom Värmdö kommun, och visar vägen till kommunens helpdesk för de totalt 3 500 löner som hanteras i Värmdö kommun varje månad.
– Vi fungerar som internkonsulter och lönespecialister som stöttar cheferna i verksamheterna, fortsätter hon.
Men så har det inte alltid sett ut. Tidigare arbetade löneadministratörer ute i kommunen på olika enheter och med olika, manuella rutiner. Och med ett föråldrat systemstöd till hjälp.
2005 beslutade kommunledningen att införa ett nytt arbetssätt och att bygga upp en central lönehelpdesk med effektivare rutiner. I förändringen ingick även upphandlingen av ett modernare systemstöd, där valet till slut föll på Logicas löne- och personalsystem Heroma.
– Totalbilden av Heroma stämde bäst med kommunens kravspecifikation. Vi ville också ha ett väl beprövat system, förklarar Lotta Storäng.
När Lotta Storäng klev in som kommunens nya lönechef i maj 2008 mötte hon ett lönegäng som precis hade påbörjat sin resa från traditionella löneadministratör till moderna lönespecialister. Införandet av det nya arbetssättet pågick för fullt, och samtidigt som de lärde sig Heroma skulle det gamla lönesystemet fasas ut.
– Tjejerna var otrygga i sina roller. Innan de själva kunde alla detaljer i det nya systemet skulle de agera experter. En stor utmaning var att gå från att själva göra allt till att stötta, att bli fråntagen sin gamla roll utan att ha hittat den nya.
Från administration och planering till rekrytering, löneöversyn och uppföljning – Heroma omfattar alla HR-processer. Värmdö kommun hyr Heroma som en webbaserad ASP-tjänst (Application Software Provider), vilket betyder att kommunen själv inte behöver äga och drifta systemet.
Via Heromas webbaserade självservice ska medarbetarna själva tidrapportera och kontrollera lönespecifikationer. Nya rutiner som har väckt en del frustration ute i kommunen.
– På det här sättet förflyttades hanteringen av lönerna ut mer i verksamheten. Många var kritiska och mina medarbetare hade fått klä skott för detta, säger Lotta Storäng.
Det var bara att kavla upp ärmarna och börja bygga upp löneavdelningens självkänsla.
– Vi har jobbat mycket med veckomöten, budskapsträning, bemötande och kundservice, säger Lotta Storäng.
Totalt tog införandet av Heroma och det nya arbetssättet ett år och tre månader. Successivt har de nya rutinerna satt sig och verksamhetens frustrationer sjunkit undan. Idag är många medarbetare nöjda med självservicen och att exempelvis kunna kontrollera sin lön hemifrån.
– Heroma kostar mindre per månad än det gamla systemet, men den stora vinsten för Värmdö kommun är kvalitetssäkringen av lönehanteringen och de övriga HR-processerna, säger Lotta Storäng.
Dess mödosamma resa belönades med lönebranschens stora lönepris för 2009 – med en prissumma på 10 000 kronor.
– De som jobbar med löner är inte vana att få stå i centrum. Mina medarbetare har gjort ett fantastiskt jobb och priset visar att någon har sett att de gjort något viktigt, avslutar Lotta Storäng.
Heroma
Heroma är en dynamisk helhetslösning som omfattar alla HR-processer – från administration till planering och uppföljning. Heroma ger stöd både för den dagliga driften och det långsiktiga personaladministrativa arbetet. Heroma används av cirka 60 kunder inom stat, kommun och landsting i Sverige.
